آئیننامه فروش مصالح ساختمانی: راهنمای کامل
تدوین آیین نامه فروش مصالح،محصولات و خدمات ساختمانی
تعریف آئیننامه فروش
آئیننامه فروش مجموعهای از دستورالعملها، قوانین، فرآیندها و معیارهایی است که به منظور نظارت و راهبری فرآیند فروش محصولات و خدمات در یک سازمان تدوین میشود. این آئیننامه میتواند شامل اصول اخلاقی، رویههای اجرایی، و معیارهای ارزیابی عملکرد نیروهای فروش باشد. هدف از تنظیم آئیننامه فروش ایجاد شفافیت، هماهنگی، و ارتقای کارایی در فرآیند فروش است. در زمینه مشاغل مصالح، محصولات تجهیزات و خدمات فنی و مهندسی ساختمانی، آئیننامه فروش باید با توجه به ویژگیهای خاص بازار این صنعت و نیازهای مشتریان تدوین شود.
ویژگیهای آئیننامه فروش در صنعت ساختوساز:
- شفافیت و وضوح: تمامی فرآیندهای فروش باید بهطور واضح و دقیق مشخص شوند تا اعضای تیم فروش به راحتی وظایف خود را درک کنند.
- مطابقت با قوانین صنعت: آئیننامه فروش باید با قوانین و مقررات صنعتی و تجاری مطابقت داشته باشد، بهویژه در زمینههای پیمانکاری، تأمین مصالح و تجهیزات.
- انطباق با نیازهای مشتری: آئیننامه باید توجه ویژهای به نیازهای خاص مشتریان پروژههای ساختمانی، پیمانکاران و مهندسان داشته باشد.
- استانداردهای کیفیت: تأکید بر کیفیت محصولات و خدمات در آئیننامه فروش، بهویژه در زمینه مصالح ساختمانی و تجهیزات فنی.
- اخلاقیات حرفهای: تأکید بر رفتار حرفهای، صداقت و شفافیت در مذاکرات فروش و تعاملات با مشتریان.
تنظیم آئیننامه فروش
آئیننامه فروش باید بهگونهای طراحی شود که هم نیازهای سازمان را برآورده کند و هم فرآیند فروش را برای تیم فروش روشن و مشخص نماید. در تنظیم آئیننامه فروش، نکات زیر باید مدنظر قرار گیرد:
الف) اصول کلی فروش
- هدفگذاری:
- هدفگذاری سالانه: هر سال اهداف فروش کلی برای تمامی تیم فروش تعیین میشود. تعیین اهداف فردی و تیمی برای هر یک
- از اعضای تیم فروش باید بهگونهای طراحی شوند که شرکت به نتایج مالی و عملکردی مطلوب دست یابد.
هدفگذاری ماهانه و هفتگی: تقسیم اهداف سالانه به اهداف ماهانه و هفتگی برای پیگیری دقیق و کارآمد فرآیند فروش.
ب ) فرآیند فروش:
- شناسایی مشتریان: شناسایی و طبقهبندی مشتریان بالقوه و بالفعل. دستهبندی مشتریان به گروههایی مانند پیمانکاران، مشاوران، معماران و کارفرمایان پروژهها.
- ملاقات و ارائه مشاوره فنی و فروش: فروشندگان موظف به ارائه مشاورههای تخصصی در خصوص مصالح، محصولات و خدمات فنی به مشتریان هستند. این مشاورهها باید با توجه به نیازهای دقیق پروژههای مشتریان ارائه شود.
- تهیه و ارسال پیشفاکتور: پس از شناسایی نیاز مشتری و ارائه مشاوره، پیشفاکتور شامل جزئیات محصولات و خدمات، قیمتگذاری و شرایط تحویل ارسال میشود.
- مذاکره: مذاکرات در خصوص شرایط قیمت، زمانبندی تحویل، و سایر شرایط قراردادها انجام میشود.
- بستن قرارداد: پس از توافق با مشتری، قرارداد نهایی به امضا میرسد. قرارداد باید شامل تمامی جزئیات از جمله مبلغ قرارداد، زمان تحویل، شرایط گارانتی و نحوه پرداخت باشد.
ج ) شرایط پرداخت:
- پرداخت نقدی:
- در صورتی که مشتری پرداخت نقدی را انتخاب کند، تمامی مبلغ قرارداد باید در هنگام عقد قرارداد یا بهصورت پیشپرداخت به حساب شرکت واریز شود.
- تخفیف نقدی: در موارد خاص، تخفیفاتی برای پرداخت نقدی به مشتریان در نظر گرفته میشود (مثلاً ۷% تخفیف برای پرداخت ۱۰۰% مبلغ در ابتدا).
- پرداخت اقساطی:
- برای پروژههای بزرگ ساختمانی که به زمان طولانیتری برای تحویل نیاز دارند، امکان پرداخت اقساطی فراهم میشود.
شرایط پرداخت اقساطی:
- پیشپرداخت: حداقل ۳۰% از مبلغ قرارداد باید بهعنوان پیشپرداخت دریافت شود.
- پرداختهای مرحلهای: باقیمانده مبلغ قرارداد بهصورت اقساط ماهیانه یا پس از هر مرحله از پروژه (بر اساس توافقات مشخص) دریافت میشود.
- دوره پرداخت: مدت زمان پرداخت اقساط باید مشخص و متناسب با زمانبندی پروژه تعیین گردد.
پرداخت بر اساس تحویل پروژه:
- در پروژههای بزرگ و پیچیده، پرداختها ممکن است بر اساس مراحل مختلف پروژه (مثل اتمام فونداسیون، نصب اسکلت، تکمیل نهایی و تحویل) انجام شود.
- در این صورت، پس از اتمام هر مرحله از پروژه، مشتری موظف به پرداخت قسمت مشخصی از مبلغ قرارداد است.
پرداخت با اعتبار:
- برخی از مشتریان ممکن است از اعتبارات بانکی یا تسهیلات برای پرداخت استفاده کنند. در این موارد، شرکت باید اطلاعات لازم را در خصوص تأمین اعتبار از مشتریان دریافت کرده و مطابق با توافقنامه شرایط پرداخت عمل کند.
پرداخت با چک:
- در صورتی که مشتری پرداخت با چک را انتخاب کند، باید تاریخ سررسید چک و شرایط تسویهحساب دقیق مشخص گردد.
- پرداختهای معوق: اگر چک در زمان مقرر پاس نشود، مشتری باید جریمه تأخیر را طبق توافق قبلی پرداخت کند.
شرایط پرداخت ویژه:
- پیشپرداخت ویژه: در موارد خاص برای پروژههای خاص یا مشتریان خاص، ممکن است پیشپرداختهای بیشتری از ۲۰% درخواست شود.
- تخفیف برای پرداخت زودهنگام: در صورتی که مشتری قبل از تاریخ تعیینشده پرداخت را انجام دهد، امکان ارائه تخفیف وجود دارد.
د ) اعتبار و شرایط مالی مشتری:
- بررسی اعتبار مشتری: قبل از عقد قرارداد با مشتریان جدید، اعتبار مالی آنها بررسی میشود. این بررسی میتواند از طریق گزارشهای اعتباری، تاریخچه پرداخت قبلی یا از طریق ارتباط با بانکها صورت گیرد.
- حجم خرید: تخفیفها یا شرایط ویژه برای مشتریان با حجم خرید بالا در نظر گرفته میشود.
ه ) مدیریت و نظارت بر پرداختها
۱- پیگیری پرداختها
- ثبت پرداختها: تمامی پرداختها باید در سیستم حسابداری ثبت شوند و برای پیگیری آسان، گزارشهای روزانه و ماهانه از وضعیت پرداختها تهیه شود.
- گزارشدهی به تیم فروش: تیم فروش موظف است که از وضعیت پرداختهای مشتریان بهطور منظم آگاه باشد و در صورت تأخیر در پرداخت، به مشتریان یادآوری کند.
۲- جریمههای تأخیر
- جریمه تأخیر: در صورت عدم پرداخت بهموقع، جریمههایی بهعنوان تأخیر در پرداخت اعمال خواهد شد. این جریمهها باید طبق شرایط قرارداد و با توافق قبلی مشخص شوند.
- مشاوره با مشتریان: تیم فروش باید در صورت وجود تأخیر در پرداخت، به مشتریان کمک کند تا مشکل پرداخت آنها حل شود و از تعویق بیشتر جلوگیری کند.
و ) اخلاقیات و رفتار حرفهای:
- تعامل با مشتریان با صداقت، شفافیت و احترام.
- ارائه اطلاعات دقیق و بهروز در خصوص محصولات و خدمات.
- حفظ محرمانگی اطلاعات مشتریان و پروژهها.
ز ) مستندسازی و گزارشدهی:
- تهیه گزارشهای دورهای از وضعیت فروش و پروژههای در دست اجرا.
- استفاده از ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای پیگیری و مستندسازی فعالیتها.
ح ) فرآیندهای اجرایی
- مراحل انجام فروش:
- فاز پیشفروش: شناسایی نیازهای مشتری، ارائه مشاوره، ارسال کاتالوگ و پیشنهادات.
- فاز مذاکره: مذاکرات درباره قیمت، شرایط تحویل، گارانتی و زمانبندی پروژه.
- فاز پس از فروش: پیگیری رضایت مشتری، بررسی کیفیت خدمات و پشتیبانی پس از تحویل.
مدیریت شکایات و اعتراضات مشتری:
- ایجاد فرآیندهایی برای بررسی و رسیدگی به شکایات مشتریان در زمینه کیفیت محصولات، تاخیر در تحویل یا مشکلات فنی.
- ارزیابی علل بروز مشکلات و ارائه راهحلهای سریع برای رضایت مشتریان.
حمایت از مشتریان:
- ارائه خدمات پس از فروش بهویژه در پروژههای بزرگ ساختمانی.
- تأمین کالا و تجهیزات بر اساس نیازهای دقیق مشتریان و تعهد به تحویل بهموقع.
ط ) کمیسیونها و پاداشها
- کمیسیون فروش: هر عضو تیم فروش بر اساس مبلغ نهایی قرارداد و درصدی از مبلغ فروش که پس از دریافت پرداختهای مشتریان تایید میشود، کمیسیون دریافت خواهد کرد.
- پاداشهای ویژه: برای فروشندگان برتر که در جذب مشتریان جدید یا فروش به مشتریان با اعتبار بالا موفق عمل میکنند، پاداشهای ویژهای نظیر سفر، جوایز نقدی یا سایر مزایا در نظر گرفته میشود.
ی ) آموزش و بهبود مداوم
- ایجاد برنامههای آموزشی منظم برای تیم فروش بهمنظور آشنایی با محصولات جدید، مهارتهای فروش و قوانین روز صنعت.
- برگزاری جلسات آموزشی برای بهبود مهارتهای ارتباطی، مذاکره و مدیریت زمان.
آئیننامه فروش و استراتژی پرداخت در شرکتهای فعال در حوزه مصالح، محصولات تجهیزات و خدمات فنی و مهندسی ساختمانی نقش مهمی در نظم و شفافیت فرآیند فروش دارد. با ایجاد شرایط واضح برای پرداخت مشتریان و تعیین معیارهای دقیق برای استراتژیهای فروش، ارتقای اخلاق حرفهای و ایجاد انگیزه در تیم فروش میتوان از بروز مشکلات مالی جلوگیری کرد و موفقیتهای بیشتری در بازارهای هدف کسب نمود.
نمونه آئیننامه فروش:
آئیننامه فروش شرکت [نام شرکت]
مقدمه:
این آئیننامه بهمنظور تسهیل فرآیند فروش و مدیریت پرداختها در شرکت [نام شرکت] تهیه گردیده است. تمامی اعضای تیم فروش موظف به رعایت دستورالعملهای ذکرشده در این آئیننامه هستند.
- هدفگذاری فروش:
– تعیین هدف فروش سالانه بهصورت کلی و سپس تقسیم آن به اهداف ماهانه و هفتگی.
– اعضای تیم فروش موظف به رسیدن به اهداف تعیین شده بر اساس میزان فروش یا تعداد پروژههای جذبشده هستند.
- فرآیند فروش:
– شناسایی و طبقهبندی مشتریان بالقوه
– ارائه مشاوره و معرفی محصولات به مشتریان
– ارسال پیشفاکتور و مذاکره با مشتریان برای بستن قرارداد
– پیگیری قراردادها و اطمینان از تحویل بهموقع محصولات و خدمات
– رسیدگی به شکایات و اعتراضات مشتریان در سریعترین زمان ممکن
- شرایط پرداخت :
-پرداخت نقدی: پرداخت ۱۰۰% مبلغ قرارداد در هنگام عقد قرارداد یا پیشپرداخت.
– پرداخت اقساطی: پیشپرداخت ۳۰% و پرداخت مابقی مبلغ در اقساط ماهیانه.
– پرداخت بر اساس تحویل پروژه: پرداخت پس از هر مرحله از پروژه.
– پرداخت با اعتبار: بررسی اعتبار مشتریان قبل از عقد قرارداد.
- جریمه تأخیر:
– جریمه تأخیر در پرداخت طبق توافقات مشخص در قرارداد.
– تیم فروش موظف به پیگیری و یادآوری پرداختها.
- کمیسیونها و پاداشها:
– کمیسیون فروش بر اساس درصد از مبلغ فروش نهایی یا سود حاصل از آن محاسبه میشود.
– فروشندگان موفق به دریافت پاداشهای ویژه بر اساس عملکرد خود در پایان هر سهماهه خواهند شد.
- فرآیند گزارشدهی:
– هر عضو تیم فروش موظف است گزارشات روزانه و هفتگی خود را در خصوص وضعیت فروش و پیگیری پروژهها به مدیر فروش ارائه دهد.
– مدیر فروش موظف است وضعیت کلی تیم را بهصورت ماهانه به هیئت مدیره گزارش دهد.
- اخلاق و رفتار حرفهای:
– تمامی اعضای تیم فروش باید با صداقت و شفافیت کامل با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
– حفظ اطلاعات خصوصی مشتریان و رعایت اصول محرمانگی
- آموزش و بهبود مداوم:
– تمامی اعضای تیم فروش باید در دورههای آموزشی مستمر شرکت کنند.
– مهارتهای ارتباطی، مذاکره، و آشنایی با محصولات جدید از موضوعات اصلی آموزشها هستند.
امضا:
[نام مدیر فروش]
[تاریخ]
