اگر مدیریت شرکت خارج از کنترل شما است پس …

اگرشما هم از جمله مدیرانی هستید که گزارشهای منظم روزانه را از کارکنان خود دریافت نمی کنید و یا به گزارش های دریافتی به مقدار کافی اهمیت نمی دهید،به احتمال زیاد درمسیر کسب و کارتان آزمون و خطاهای فراوانی را تجربه خواهید نمود .

چرا تهیه گزارش در مدیریت کسب و کار مهم است؟

اول:نوشتن گزارش ،کسب و کارتان را به سه بخش قبل ،درحین و بعد از گزارش تقسیم می کند.که تحلیل هر کدام از این قسمت ها برای شما مفید است.یعنی کجا بودید،کجاهستید واحتمالا به کجا خواهید رفت.

دوم:اطلاعاتی که از بخش های مختلف کسب وکارتان درقالب گزارش بدست می آورید به فرآیند صحیح تصمیم گیری های شما درمواقع ضروری کمک می کند.به خاطرداشته باشید که همواره انتخاب های درست ، حاصل مطالعات دقیق و استفاده از تجربیات گذشته است.

سوم:بنظرمیرسد عاقلانه ترین کار برای رسیدن به اهدافی که مشخص کرده ایم ، داشتن یک برنامه خوب درهمان ابتدای کار است.بنابراین برای تدوین برنامه های صحیح در مسیر رسیدن به اهدافتان ،می بایست عملکرد سازمان شما به صورت مرتب دردسترس باشد. ازاین جهت فرآیند نوشتن گزارش درتمامی سطوح کسب و کار شما الزامی است.

چهارم:قابلیت دسترسی به اطلاعات ، بررسی روش انجام کارها ، نحوه ارتباط با مشتریان، باخبر شدن از درخواست ها یا شکایات مشتریان و کلی موارد دیگر از جمله موضاعاتی است که با استناد به گزارشهای مربوطه ، می توانید کسب وکارتان را هدایت و کنترل کنید. هم چنین دربسیاری از مواقع حتی می توانید زودتر از رقبا با پیش بینی های لازم از خسارت های احتمالی جلوگیری کنید.

پنجم:بهبود عملکرد کارکنان مجموعه تان درحین انجام فعالیت های روزانه ، از طریق گزارشهای تدوین شده توسط آنها ،به شکل موثری قابل افزایش و البته قابل تنظیم است.

ششم:شما با دریافت گزارشهای منظم از کارکنان تان به نحوی از آنها حمایت می کنید. زیرا توجه به عمکردشان باعث ایجاد شفافیت و جلوگیری از سوءتفاهم های احتمالی می شود.

هفتم:به ازاء هر یک دقیقه ای که برای بررسی گزارشهای دریافتی زمان می گذارید،چندین برابر از وقت تان را صرفه جویی میکنید.لطفا به زمانهای ازدست رفته ای توجه کنید ،که برای تصمیم گیری درخصوص مشکلات کسب و کارتان نیاز به اطلاعات صحیح و در دسترس داشته اید.

هشتم:اندازه گیری یا مقایسه هر موضوعی ،نیازمند استفاده از پارامترهای مخصوص به خود است. برای رسیدن به هردو این مفاهیم در یک کسب و کار ، تهیه گزارشهای دقیق ضروری است.

نهم:فرصت های احتمالی توسعه کسب و کارتان در تار و پود گزارشهایی نهفته است که بصورت منظم از عمکرد مجموعه تان دریافت میکنید والبته بدون مشاهده دقیق آنها کشف نمی شوند.

دهم:با نتیجه ای که درطول دریافت منظم گزارشها بدست می آورید خواهید توانست همه عوامل موثر درکسب وکارتان را به سمت اهدافی مشخص ،به درستی مدیریت کنید.

چطور یک گزارش را تهیه نماییم و بصورت اصولی از آن استفاده کنیم :

 عدم آشنایی با تهیه گزارش و نیز استفاده صحیح از آن ، ازجمله عوامل مهمی است که معمولا باعث می شود برخی از مدیران کسب و کارها سیستم گزارش نویسی را در روند کاری خود جدی نگیرند و پس از مدتی گزارشهای تدوین شده درسازمان  به یک امر فرمایشی  و دست و پا گیر تبدیل  شود.

شاید شما به عنوان یک مدیر براین باور باشید که برای نوشتن گزارش ، لزوما می بایست از یک برنامه نرم افزاری استفاده کنید. البته اگر بتوانید برنامه مناسبی را برای کسب وکارتان تهیه کنید فوقالعاده است . درغیر اینصورت امی توان با طراحی دقیق چند فرم ساده ، فرآیند گزارش نویسی را براساس اهداف کسب و کارتان طراحی و پیاده سازی کنید.

 البته انتخاب موضوع گزارش و انتقال شیوه نگارش آن به اشخاصی که گزارش را تهیه میکنند درنحوه طراحی فرم های گزارشی که مناسب مجموعه تان باشد از اهمیت ویژه ای برخوردار است و می بایست به آن توجه نمود.

 برهمین اساس برخی از موارد تنظیم گزارش که از اهمیت بیشتری برخوردار است در ذیل به اختصار آورده شده است.

• ابتدا شرح وظایف کارکنان را بصورت مکتوب تدوین نمایید.

• تاثیر هرکدام از وظایف محوله را برسه عامل سازمان ،کارکنان ومشتریان مشخص کنید.

• حوزه های فعالیت را در ارتباط با سایرهمکاران ، مشتریان ، مراجعه کنندگان ،اشخاص خارج ازسازمان ، سرپرستان و خودتان به دقت مشخص کنید.

• براساس اولویت هایی که در وضعیت جاری کسب و کارتان مدنظر دارید مهم ترین وظایفی را که برای نوشتن گزارش بدست آورده اید ، انتخاب کنید .به عنوان مثال اگر اکنون در وضعیتی هستید که رضایت مشتریان برای شما مهم است وظایفی را برای تهیه گزارش تعیین کنید که بیشترین تاثیر را دراین مورد بخصوص بر مشتریان می گذارند.

• زمان مناسب را به صورت روزانه ، هفتگی یا یک دوره زمانی معین برای تنظیم گزارش ها در هر واحد از مجموعه تان مشخص کنید.

• سیستم بایگانی مناسبی را برای گزارشهای تدوین شده درهر واحد ایجاد نمایید.

• چگونگی دریافت گزارشها را درهر واحد مشخص کنید.

• برای دریافت گزارش ها دقیق و پیگیر باشید.

• گزارش های دریافت شده را با دقت بررسی کنید.

• اطلاعات دریافتی را طبقه بندی کنید.

• به مسائل پیش آمده و گزارش شده فورا رسیدگی کنید.

• جلسات مربوط به گزارشهای دریافتی را به صورت منظم برگزار کنید.

• نتایج مثبت و منفی حاصل را عمکرد کارکنان،سیستم ومدیریت رادرطول یک دوره مکتوب کنید.

• نتایج ناشی از رسیدگی به گزارشات را با کارکنان درمیان بگذارید.

• با توجه به گزارشات دریافتی ،با متخصصان صنعت برای بهبود عملکرد کسب وکارتان مشورت کنید.

• همواره روند گزارش ها را به سمت کمی شدن(قابل اندازه گیری) تعدیل کنید.

• انعطاف داشته باشید و از کمال گرایی بپرهیزید. وضعیت جاری را به صورت مرتب رصد کنید اما همه رفتارهای کوچک و بزرگ کارکنان را در ارتباط با سازمان به عنوان گزارش مطالبه نکنید.

درپایان مهم نیست یک سازمان بزرگ را اداره میکنید یا مدیر یک بنگاه اقتصادی کوچک هستید. سیستم تهیه گزارش از کسب وکارتان را با دریافت اطلاعات مهم و مفید ناشی از فعالیت های جاری به روز کنید .